
A malha fina fiscal é um dos maiores temores de empresas e prestadores de serviço. Quando há inconsistências ou erros nas informações fornecidas ao fisco, o sistema da Receita Federal ou dos órgãos municipais pode identificar a necessidade de uma revisão mais detalhada da declaração, resultando em fiscalizações e possíveis autuações. Para empresas prestadoras de serviço, a atenção às particularidades do ISS (Imposto sobre Serviços) e outras obrigações acessórias é crucial para evitar cair na malha fina.
1. Inconsistências na Declaração do ISS
Uma das causas mais comuns de empresas prestadoras de serviço caírem na malha fina está relacionada a erros ou inconsistências na apuração do ISS. O ISS é um tributo municipal, e suas alíquotas, bem como regras de cálculo, podem variar de um município para outro. Além disso, a falha em declarar corretamente os serviços prestados ou aplicar alíquotas incorretas pode gerar questionamentos por parte do fisco municipal.
Como evitar:
- Verificar com precisão as alíquotas de ISS aplicáveis ao município onde a empresa atua e onde os serviços são prestados.
- Certificar-se de que todos os serviços prestados estão devidamente descritos e classificados na guia de recolhimento.
- Manter a documentação de todas as operações e serviços prestados organizada para comprovar a correta apuração do ISS em caso de fiscalização.
2. Falta de Coerência Entre Faturamento e Declaração
Outro fator que pode levar à malha fina é a falta de coerência entre o faturamento declarado pela empresa e os valores efetivamente informados nas declarações fiscais, como na DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) ou na EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais). O fisco costuma cruzar dados de diferentes fontes, como notas fiscais eletrônicas, escrituração contábil e informações de pagamentos de tributos, para verificar a consistência das informações.
Como evitar:
- Manter o controle rigoroso do faturamento e garantir que ele seja corretamente informado em todas as declarações fiscais.
- Utilizar sistemas de gestão integrados para evitar discrepâncias entre as informações financeiras e fiscais.
- Revisar as declarações fiscais periodicamente para certificar-se de que todos os valores de receitas estão coerentes com as operações realizadas.
3. Erros no Preenchimento de Obrigações Acessórias
Empresas prestadoras de serviços estão sujeitas a diversas obrigações acessórias, como a Declaração de Serviços (DES), DCTF, EFD-Reinf e a GISS (Guia de Informação do ISS), dependendo da legislação local e federal aplicável. O erro no preenchimento dessas obrigações, seja por omissão de informações ou por dados incorretos, é uma causa comum de empresas serem selecionadas para revisão pela malha fina. Informações incorretas podem disparar alertas nos sistemas de fiscalização automatizados, que comparam dados de diversas fontes para identificar possíveis irregularidades.
Como evitar:
- Certificar-se de que todas as obrigações acessórias estão sendo corretamente preenchidas e enviadas no prazo.
- Automatizar o preenchimento de obrigações acessórias utilizando softwares especializados em gestão contábil e fiscal.
- Estabelecer rotinas de auditoria interna para verificar a precisão das informações prestadas ao fisco.
4. Falta de Atualização de Informações Cadastrais
Outro ponto que pode atrair a atenção do fisco é a falta de atualização de dados cadastrais da empresa, como o endereço fiscal, natureza da atividade ou informações do CNPJ. Mudanças nessas informações, como uma alteração de atividade ou de regime tributário, podem impactar diretamente a forma como a empresa é tributada e monitorada pela Receita Federal ou pelos órgãos municipais.
Como evitar:
- Manter o cadastro da empresa sempre atualizado junto à Receita Federal, prefeitura e demais órgãos competentes.
- Informar imediatamente qualquer alteração, como mudanças de endereço, CNAE ou regime tributário, nos sistemas de fiscalização.
- Realizar uma revisão periódica das informações cadastrais para garantir que estão corretas.
5. Falta de Controle sobre Retenções de Tributos
Em muitos casos, empresas prestadoras de serviços estão sujeitas à retenção de tributos, como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins e o próprio ISS, por parte de seus tomadores de serviços. A falta de controle sobre esses tributos retidos pode resultar em inconsistências entre o que foi retido pelo tomador e o que foi declarado pela empresa, o que pode levar à malha fina.
Como evitar:
- Controlar cuidadosamente todas as retenções de tributos feitas pelos tomadores de serviço.
- Exigir dos tomadores de serviços os comprovantes de retenção e utilizá-los para verificar a correção dos valores retidos.
- Registrar corretamente as retenções na escrituração fiscal e contábil, de modo que esses valores sejam adequadamente refletidos nas declarações.
6. Inadequação ao Regime Tributário
A escolha errada do regime tributário pode gerar problemas fiscais significativos, incluindo cair na malha fina. Empresas prestadoras de serviço, principalmente, devem avaliar cuidadosamente se estão no regime mais adequado, seja Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, para evitar a tributação indevida ou excessiva.
Como evitar:
- Analisar anualmente o regime tributário com a ajuda de um contador especializado, levando em consideração o faturamento, margem de lucro e perfil da empresa.
- Monitorar mudanças nas regras fiscais que possam justificar uma alteração no regime tributário escolhido.
- Avaliar se a empresa está cumprindo todas as regras e limites estabelecidos pelo regime em que se enquadra.
7. Falta de Organização dos Documentos Fiscais
A falta de organização na documentação fiscal é outro fator que pode levar à malha fina. As empresas devem manter registros adequados de todas as notas fiscais emitidas e recebidas, além de contratos e outros documentos que comprovem suas operações. A ausência desses documentos durante uma fiscalização pode acarretar em autuações e complicações na regularização.
Como evitar:
- Implementar um sistema de gestão documental que organize e armazene todos os documentos fiscais eletronicamente.
- Manter backups regulares e acessíveis de documentos fiscais, como notas fiscais eletrônicas e comprovantes de retenções.
- Organizar a documentação por períodos fiscais e certificar-se de que todos os registros necessários estão disponíveis para auditoria ou fiscalização.
Cair na malha fina pode gerar diversos transtornos para as empresas prestadoras de serviço, incluindo multas, autuações e processos fiscalizatórios demorados. No entanto, com práticas contábeis rigorosas e a utilização de ferramentas adequadas, é possível evitar grande parte desses problemas. A contabilidade consultiva é uma excelente aliada na prevenção da malha fina, oferecendo não apenas o cumprimento correto das obrigações fiscais, mas também uma visão estratégica sobre como otimizar os processos tributários da empresa e reduzir riscos fiscais.
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