Principais Erros em Declarações Tributárias e Como Evitá-los

As entregas das declarações tributárias, em geral constitui uma das obrigações mais significativas para as empresas, independentemente de seu porte ou setor de atuação. No entanto, muitos empresários e gestores cometem erros que podem levar a consequências financeiras significativas, como multas, autuações fiscais e até mesmo problemas legais. A contabilidade consultiva, quando bem implementada, pode ajudar a prevenir esses erros, otimizando os processos fiscais e garantindo a conformidade com a legislação vigente. A seguir, listamos os principais erros nas declarações tributárias e como evitá-los.

1. Erros na Apuração dos Impostos

Um dos problemas mais comuns é a apuração incorreta dos tributos, como o ISS, ICMS, IRPJ, entre outros. Isso pode ocorrer devido à classificação incorreta da atividade da empresa ou à falta de atualização sobre mudanças na legislação. Por exemplo, alíquotas de impostos podem variar de acordo com o município, no caso do ISS, ou com o regime tributário escolhido. Empresas que operam no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real precisam estar atentas às diferentes obrigações acessórias e à correta interpretação das alíquotas aplicáveis.

Como evitar:

• Contar com um contador especializado que faça a apuração correta dos tributos conforme o regime tributário.
• Realizar auditorias internas periódicas para verificar se os impostos estão sendo calculados adequadamente.
• Manter-se atualizado sobre mudanças fiscais e tributárias que possam impactar a empresa.

2. Falhas no Preenchimento de Informações

O preenchimento incorreto de dados, seja em guias de recolhimento ou declarações fiscais, pode gerar inconsistências que levam à malha fina. Erros simples, como o CNPJ incorreto, valores divergentes ou até a falta de inclusão de receitas e despesas, são capazes de comprometer toda a apuração tributária da empresa.

Como evitar:

• Automatizar o preenchimento das informações fiscais utilizando softwares integrados de gestão.
• Revisar todas as informações antes do envio da declaração para garantir que não haja erros.
• Estabelecer uma rotina de revisão cruzada, onde um segundo colaborador ou contador verifique as informações prestadas.

3. Desconsideração de Despesas Dedutíveis

Muitas empresas deixam de considerar todas as despesas que podem ser deduzidas na apuração dos impostos. No caso de empresas que optam pelo Lucro Real, por exemplo, a falta de registros corretos de despesas operacionais, como aluguel, energia elétrica ou insumos, pode elevar a base de cálculo e, consequentemente, o valor a ser pago em tributos. Isso ocorre, muitas vezes, pela falta de um controle financeiro eficiente.

Como evitar:

• Implementar um sistema de controle financeiro integrado à contabilidade, que permita o acompanhamento detalhado de todas as despesas.
• Contar com orientação de um contador consultivo para identificar todas as despesas dedutíveis de forma correta.
• Manter a organização e arquivamento dos comprovantes fiscais de todas as despesas para evitar questionamentos futuros.

4. Escolha Inadequada do Regime Tributário

A escolha do regime tributário adequado é essencial para otimizar a carga fiscal de uma empresa. Optar pelo Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real sem a devida análise das características da empresa pode resultar no pagamento excessivo de impostos. Por exemplo, empresas que têm uma margem de lucro baixa podem ser prejudicadas se escolherem o Lucro Presumido.

Como evitar:

• Realizar, anualmente, uma análise detalhada dos regimes tributários com o auxílio de um contador especializado.
• Avaliar a receita, margem de lucro e custos operacionais da empresa para verificar qual regime resulta em menor carga tributária.
• Monitorar mudanças no perfil da empresa que podem justificar a alteração do regime ao longo dos anos.

5. Falta de Regularidade no Cumprimento das Obrigações Acessórias

Além das obrigações principais, como o pagamento de tributos, as empresas devem cumprir uma série de obrigações acessórias, como o envio da DCTF, SPED Fiscal e outras declarações específicas. A falta de envio dentro do prazo ou o envio com informações incorretas pode gerar multas pesadas e complicar a regularidade fiscal da empresa.

Como evitar:

• Utilizar ferramentas de gestão de prazos para garantir que todas as obrigações acessórias sejam enviadas corretamente e no prazo.
• Manter uma equipe dedicada ao cumprimento das obrigações fiscais ou contar com um serviço de contabilidade consultiva que se responsabilize por essa gestão.
• Criar um cronograma anual de todas as obrigações acessórias, com datas e responsáveis.

6. Desalinhamento Contábil e Fiscal

Muitas empresas enfrentam problemas por falta de alinhamento entre as informações contábeis e fiscais. A contabilidade, ao ser feita de maneira desorganizada, pode gerar divergências em relação aos valores declarados ao fisco. Essa falta de harmonia pode aumentar o risco de fiscalização e autuações, especialmente quando há divergências entre os relatórios financeiros e as declarações de tributos.

Como evitar:

• Integrar a contabilidade e a gestão fiscal, utilizando sistemas que automatizam o lançamento de dados financeiros e fiscais.
• Realizar conciliações periódicas entre as informações contábeis e fiscais, garantindo que estejam sempre alinhadas.
• Investir em consultoria contábil para ajustar processos internos e evitar divergências.

Os erros nas declarações tributárias podem ter um impacto significativo nas finanças da empresa, tanto em termos de pagamento excessivo de impostos quanto em autuações fiscais. Contar com uma contabilidade consultiva é uma estratégia essencial para evitar esses erros, uma vez que esse modelo de contabilidade vai além da simples apuração de impostos, oferecendo análises estratégicas e suporte na organização dos processos fiscais.

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